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BIP: controllo e flussi di lavoro integrati worldwide

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BIP è una delle principali società di consulenza a livello europeo che supporta le aziende nei processi di ricerca e adozione di soluzioni tecnologiche disruptive. La struttura della società è molto complessa: oltre 2.200 risorse suddivise tra Italia, Inghilterra, Spagna, Turchia, Brasile, Belgio, Svizzera, Stati Uniti, Emirati Arabi, Cile e Colombia.

Nel 2018 è nata la necessità di rivedere interamente i processi aziendali con l’obiettivo di integrare tutti i flussi approvativi con firma digitale certificata.  

La domanda e la risposta
La necessità di rivedere interamente i processi aziendali con l’obiettivo di integrare tutti i flussi approvativi con firma digitale certificata, ha dato vita al progetto realizzato con Var Group e basato su soluzioni Microsoft. Il percorso ha previsto il setup di Business Central per oltre 150 utenti, suddivisi in diverse sedi italiane ed estere. Ha visto coinvolte tutte le funzioni aziendali per descrivere e definire all’interno dell’ERP tutti i flussi. La svolta innovativa è stata far confluire in Business Central tutto il workflow approvativo degli ordini e l’integrazione con sistemi di firma digitale; soluzione fruibile anche in mobilità, sfruttando anche le potenzialità di archiviazione tramite piattaforma Azure.
Controllo e uniformità 

Il nuovo ERP ha permesso a BIP di migliorare il controllo aziendale e di uniformare il business model tra tutte le diverse sedi.

In particolare, poi, il progetto di firma digitale ha visto l’integrazione di tutte le funzioni aziendali interessate dal processo autorizzativo. In questo modo non ci sono più ritardi nell’approvazione di contratti, ma, soprattutto, è stata automatizzata la gestione dei diversi livelli di autorizzazione in base alla tipologia di contratto: le diverse funzioni aziendali vengono coinvolte nel processo autorizzativo solo quando serve ed in base alle gerarchie definite. L’utente può scegliere il device che risulta più comodo nel momento in cui viene coinvolto: pc, tablet o smartphone.

Flussi di lavoro integrati 

L​e organizzazioni con struttura decentrata e diffusa, con persone che lavorano molto fuori ufficio e in mobilità, hanno un bisogno sempre crescente di utilizzare sistemi facilmente fruibili e che permettano di dare ordine anche a processi potenzialmente destrutturati. Il progetto BIP si è distinto perchè non sono stati gestiti solo i processi amministrativi e di controlling , ma anche tutta la parte operations legata alla gestione dei progetti. In particolar modo, sfruttando Business Central, Azure e i sistemi di crittografia è stato possibile integrare il flusso di lavoro di attori diversi da location diverse per dare ordine, migliorare l’efficienza, avere un unico punto di raccolta delle informazioni, ridurre le possibilità di errore.